如何使用谷歌表格进行项目管理

　　

　　

　　大多数人认为谷歌Sheets是一个用于创建和查看数据分析的电子表格的web应用程序，但它也可以用于基本的项目管理。虽然Sheets缺乏成熟的任务管理软件的高级功能，但您可以创建电子表格来跟踪您和您的同事在团队项目中的进度。

　　本指南将介绍谷歌Sheets中的元素，您可以使用这些元素来帮助进行项目跟踪。这包括使用为项目管理设计的模板，添加带有预设状态选项的下拉菜单，您和您的同事可以在任务完成时更新这些选项;给同事贴上标签，给他们分配任务。

　　谷歌Sheets包含几个用于项目管理的模板。当然，您不必使用模板，但它可以让您在设计电子表格时领先一步。然后您可以根据您的项目对其进行定制。

　　从谷歌Sheets:在谷歌Sheets主页的顶部，你会看到一个“开始一个新的电子表格”标题，下面有一排缩略图。这些缩略图是模板。单击缩略图右上角的模板库，您将被带到一个带有模板缩略图的完整页面。

　　从谷歌驱动器:在您的驱动器主页上，单击左上角的新建按钮。在出现的菜单中，将指针放在谷歌Sheets右侧的箭头上，然后选择From a template。您将看到一个带有模板缩略图的页面。

　　

　　在“模板库”页面，向下滚动，直到你看到“项目管理”标题。有四种模板可供选择:甘特图、项目时间轴、项目跟踪和事件营销时间轴。单击缩略图以使用该模板启动新的电子表格。

　　例如，“项目跟踪”模板包括您可以跟踪项目的一个或多个阶段的区域。在每个项目或阶段中，您可以输入完成项目所需的特定任务，以及每个任务的状态、优先级、开始和结束日期、分配人员、估计时间等。

　　

　　单击电子表格中的任何位置，开始为您自己的项目调整它。

　　要更改任何文本字段:只需选择它并开始键入。

　　要更改日期字段:输入一个新日期或双击弹出一个迷你日历，您可以在其中选择一个日期。

　　要从下拉列表中选择不同的选项:下拉列表在单元格的右侧有一个小的向下箭头。双击单元格(或单击其向下箭头)以查看可供选择的其他选项。选择其中一个选项，它将出现在单元格中。(稍后会详细介绍下拉菜单。)

　　若要删除不需要的列或行:选择列或行，右键单击，然后选择“删除列”或“删除行”。

　　要添加一列或一行:执行同样的操作，选择“向左插入1列”、“向右插入1列”、“在上面插入1行”或“在下面插入1行”。

　　通过这种方式，您可以调整模板以完美地适应您的项目。

　　您可以创建一个下拉列表，列出您作为预设选项输入的特定数字或单词。或者，如果您使用的模板已经包含下拉列表，则可以在任何下拉列表中添加、编辑或删除选项。

　　在项目管理电子表格中，每个任务都有一个状态下拉菜单是很有用的，选项包括“保持”、“尚未开始”、“进行中”和“完成”，就像我们之前看到的“项目跟踪”模板一样。您可以使用背景颜色来增强这些下拉框，以便一目了然地表示状态。

　　

　　我们不会在这里从头开始讨论创建下拉列表的所有细节。请参阅我们关于在b谷歌表单中使用下拉列表的教程以获得完整的说明。相反，我们将专注于编辑现有的下拉列表，包括添加背景颜色。

　　要编辑下拉列表:单击包含该列表的单元格右边缘的小向下箭头，然后单击出现的菜单底部的铅笔图标。“数据验证规则”侧边栏将在电子表格的右侧打开，显示此下拉框的规则。

　　

　　下拉框中出现的每个选项都位于侧边栏的单独文本框中。您可以编辑任何项目，通过点击它，并输入新的文本或数字。要更改下拉列表中某项的颜色，请单击其左侧的圆形图标并选择一种颜色。

　　如果下拉列表是您自己创建的，则可以通过添加更多选项或拖放选项以重新排序来进一步编辑它。(请参阅我们的下拉菜单教程了解详细信息。)如果您使用的下拉菜单是模板的一部分，则不能添加或重新排列选项。

　　若要从单元格中删除下拉列表:单击包含该列表的单元格右边缘的小向下箭头，然后单击菜单中的铅笔图标。在“数据验证规则”侧栏的底部，单击“删除规则”按钮。

　　下拉菜单还可以做很多对项目管理有用的事情，比如基于值应用条件格式。例如，您可以指定一个颜色范围，从完成10%的项目的红色到完成100%的项目的绿色。我们的下拉教程有完整的说明。

　　在b谷歌Sheets的单元格中输入@符号将打开一个面板，其中列出了您的联系人中建议的几个人-或者您可以键入该人的姓名或电子邮件地址以将其拉出来。点击这个人的名字，它就会以智能芯片的形式被插入手机。

　　

　　当您将指针悬停在此单元格上时，将弹出他们的迷你配置文件卡。在它上面，你和其他共享电子表格的人可以点击图标给这个人发电子邮件，和他们发短信或视频聊天，或者把他们添加到你的日程表上。

　　这在项目管理场景中特别方便，因为您可以插入同事的智能芯片，为他们分配任务。如果其他合作者需要找到关于该任务的更多信息，他们将能够直接从项目跟踪电子表格中联系指派人员。

　　您可以使用电子表格来跟踪您自己的个人项目，但是当多人能够查看和协作电子表格以共同跟踪组项目时，真正的价值才会出现。要做到这一点，您首先需要与他们共享电子表格。

　　当你查看你的电子表格时，点击右上角的共享按钮。或者，在谷歌Drive主页上，单击以突出显示您想要共享的电子表格。然后，在右上方，单击Share图标(头部和肩部的轮廓，带有+)。

　　通过任何一种方法，都会打开一个Share面板。

　　

　　在输入框中，输入要与之共享的人员的电子邮件地址(或谷歌联系人中的姓名)。默认情况下，你邀请到你的电子表格中的人可以编辑它并与其他人重新共享它。

　　要更改被邀请者的访问权限:单击输入框右侧的编辑器，然后从下拉菜单中选择Viewer或评论者。查看者可以查看电子表格中的所有数据，但不能对其进行编辑或评论。注释者可以将注释附加到特定的单元格，但他们的注释不会干扰电子表格的数据。

　　对于项目管理电子表格，您可能希望一些同事能够编辑电子表格—例如，在任务完成时更改状态下拉列表，并使用其他信息更新其他字段。但是允许任何查看电子表格的人更改它的所有方面可能会导致混乱，所以明智的做法是将编辑器权限限制在一小群核心合作者中，然后分配给其他人查看器或评论者权限。

　　为不同的人组分配不同权限级别的最简单方法是发送不同的邀请。首先邀请您希望具有编辑器状态的人员:在输入框中添加他们的姓名或电子邮件地址，向他们键入消息，然后单击Send。接下来，再次点击共享按钮，在输入框中添加一组不同的名称或电子邮件地址，将编辑器更改为查看器或评论器，键入消息。，单击“发送”。

　　要随时管理访问权限:当您查看电子表格时，单击右上方的共享按钮。或者，从您的b谷歌驱动器主页，单击以突出显示您的电子表格，并单击剪影头像图标。打开的面板列出了所有有权访问电子表格的人员。单击任何人姓名右侧的向下箭头，在打开的下拉菜单中，将他们的访问权限更改为查看器、评论者、编辑器或删除访问权限。

　　

　　有关在电子表格上共享的更多信息，包括如何防止下载、打印或共享电子表格，请参阅我们的谷歌表格小抄。有关在电子表格上协作的详细信息，包括实时协作的感觉，请参阅谷歌Drive小抄中的“如何在文档上协作”。